Die Teilnahme an GroupAlarm ist für alle Mitarbeiter freiwillig. Jeder Mitarbeiter verwaltet sein Profil selbst, dies beinhaltet das Anlegen der Wunscherreichbarkeiten, Abwesenheiten und bei Bedarf auch die Aktualisierung geänderter persönlicher Erreichbarkeiten. Jeder Mitarbeiter bekommt an seine dienstliche Mailadresse eine Einladung zur Teilnahme am GroupAlarm System geschickt.
Ist keine dienstliche Mailadresse vorhanden (z.B. FSJ, oder Aushilfen) wird an die angegebene private Mailadresse verschickt. Nimmt der Mitarbeiter die Einladung an, erstellt er sich ein Benutzerkonto und bekommt im Anschluss von dem für ihn zuständigen Fachbereich die Labels/Qualifikationen zugewiesen. Die Information / Alarmierung erfolgt über die kostenlose IOS und Android App oder per E-Mail. Sollte kein Smartphone zur Verfügung stehen, kann der Mitarbeiter per SMS informiert/alarmiert werden. Die Notwendigkeit SMS-Nachrichten zu erhalten, muss vom betreffenden Mitarbeiter gesondert an seinen zuständigen Fachbereich gemeldet werden.
Nach der Anmeldung werden zwei bis drei Einladungen in verschiedene DRK-Organisationen verschickt: